In vielen Unternehmen sehen sich die Mitarbeiter damit konfrontiert, eine beglaubigte Übersetzung beschaffen zu müssen. Sei es ein Handelsregisterauszug, ein Vertrag oder eine Personenstandsurkunde, die ein Mitarbeiter für den Auslandseinsatz benötigt.
Manchmal sind auch Technische Redakteure davon betroffen, weil ein ausländischer Kunde eine „verified translation“ eines Handbuches fordert und dann an eine Übersetzung mit Stempel und Bestätigungsvermerk über deren Richtigkeit gedacht wird.

Wer schon Erfahrung mit dem Einreichen von beglaubigten Übersetzungen bei einer Behörde gemacht hat, der weiß, dass dies nicht selten mit einem nennenswerten bürokratischen Aufwand verbunden ist. Doch warum ist das so? Und was können Sie als Auftraggeber einer Übersetzung tun, damit der Aufwand überschaubar bleibt? Nachfolgend habe ich für Sie einige Fragen und Antworten rund um das Thema „Beglaubigte Übersetzungen“ zusammengetragen:

Kann jeder Übersetzer eine beglaubigte Übersetzung anfertigen?
Leider nein. Nur Übersetzer, die beim zuständigen Oberlandesgericht/Landgericht ihre Qualifikation nachgewiesen haben und von diesem ermächtigt oder vereidigt wurden, dürfen die Richtigkeit und Vollständigkeit von Übersetzungen bestätigen. Ob ein Übersetzer „ermächtigt“, „vereidigt“ oder „allgemein bestellt“ ist, ist übrigens Ländersache und macht für Sie als Auftraggeber keinen Unterschied, denn die „bestätigten“ oder „beglaubigten“ (das ist auch Ländersache!) Übersetzungen sind im gesamten Bundesgebiet gültig und müssen von jeder deutschen Behörde akzeptiert werden.

Was ist eine beglaubigte Übersetzung?
Das ist eine Übersetzung, für die besondere Anforderungen gelten. So muss z. B. das Layout des Originaldokuments nachempfunden werden, damit (auch für den zuständigen Sachbearbeiter der Behörde) ein schneller Vergleich zwischen Original und Übersetzung möglich ist. Besondere Merkmale (wie beispielsweise Unterschriften, Stempel, Flecken etc.) müssen in der Übersetzung ebenfalls erwähnt werden. Auch was die Übersetzung von Abschlüssen, akademischen Titeln und Behördenbezeichnungen angeht, sind die Übersetzer an bestimmte Vorgaben gebunden. Nicht selten finden Sie daher in beglaubigten Übersetzungen auch „Anmerkungen des Übersetzers“, in denen bestimmte Sachverhalte und Bezeichnungen erklärt werden. Am Ende bestätigt der Übersetzer die Richtigkeit und Vollständigkeit mit einem Bestätigungsvermerk, seinem Stempelabdruck und seiner Unterschrift und die Übersetzung wird mit einer Kopie des übersetzten Dokuments fest verbunden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang unbedingt, dass eine Übersetzung das Originaldokument nicht ersetzt.

Wann brauche ich überhaupt eine beglaubigte Übersetzung?
Beglaubigte Übersetzungen werden benötigt, wenn Urkunden im internationalen Rechtsverkehr verwendet werden sollen. Bei Übersetzungen von technischen Handbüchern ist eine beglaubigte Übersetzung nicht üblich (und in aller Regel auch nicht notwendig). Wenn ein ausländischer Kunde nach einer „verified translation“ eines Handbuchs (mit Bestätigung der Richtigkeit der Übersetzung) fragt, reicht es meist aus, wenn Sie ihm einen Qualitätsnachweis zukommen lassen (z. B. eine Kopie Ihres DIN EN ISO 9001-Zertifikats).
Beachten Sie, dass Übersetzer ohne Ermächtigung o. Ä. (ebenso wie Übersetzungsbüros) in Deutschland nicht dazu befugt sind, Vermerke über die Richtigkeit und Vollständigkeit auf einer Übersetzung anzubringen.

Kann ein ermächtigter Übersetzer mir auch Kopien anderer Dokumente beglaubigen?
Das ist leider nicht möglich. Beglaubigte Kopien kann z. B. ein Notar oder eine öffentliche Behörde erstellen. Ermächtigte Übersetzer dürfen dies nicht, sie sind nur dazu befugt, die Vollständigkeit und Richtigkeit einer Übersetzung zu bestätigen.

Brauche ich auch eine Apostille?
Ob Ihre Dokumente legalisiert, überbeglaubigt oder mit einer Apostille versehen werden müssen, erfahren Sie bei der Behörde (oder Botschaft), bei der die Dokumente eingereicht werden sollen. Eine allgemeingültige Regelung gibt es hierfür nicht, maßgeblich sind allein die konkreten Anforderungen der fraglichen Behörde/Botschaft. Fragen Sie daher am besten zuerst bei der zuständigen Stelle nach, denn manch bürokratischer Schritt sollte VOR der Übersetzung erfolgen, damit die Dokumente problemlos akzeptiert werden (z. B. Legalisierung bei der deutschen Botschaft im Ausland).

Wird eine beglaubigte Übersetzung aus Deutschland im Ausland anerkannt?
Das entscheidet die Stelle, bei der Sie das Dokument nebst Übersetzung einreichen möchten. Oft hängt dies auch davon ab, ob und wie die Übersetzung von Urkunden in dem jeweiligen Land gesetzlich geregelt ist. Zwar werden bestätigte Übersetzungen aus Deutschland in vielen Ländern in der Regel problemlos akzeptiert (erfahrungsgemäß zählen hierzu auch die USA), aber zur Sicherheit sollten Sie vorher bei der zuständigen Stelle nachfragen, um böse Überraschungen und zusätzlichen Aufwand zu vermeiden.

[von Susen Blaha]